Jürgen Kurz

Für immer aufgeräumt – auch digital

Gewidmet
allen Vätern und Müttern,
die (noch) zu viel Zeit im Büro und der digitalen Welt verbringen
und nicht sehen, wie ihre Kinder aufwachsen.

Jürgen Kurz

Für immer aufgeräumt – auch digital

So meistern Sie E-Mail-Flut und Datenchaos

Mit einem Vorwort von Werner Tiki Küstenmacher

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

Projektassistenz: Almut Wiedenmann | www.agentur-awi.de

Umschlaggestaltung: Martin Zech Design, Bremen | www.martinzech.de

Umschlagfoto: Guido Serino | www.serino-photography.com

Fotos Innenteil: Matthias Alber, Jürgen Kurz, Birgit Meck, Marcel Miller, Frank-Michael Rommert, Almut Wiedenmann

©2014 GABAL Verlag GmbH, Offenbach
Das E-Book basiert auf dem 2014 erschienenen Buchtitel „Für immer aufgeräumt - auch digital“ von Jürgen Kurz, ©2014 GABAL Verlag GmbH, Offenbach.

ISBN Buchausgabe: 978-3-86936-561-9
ISBN epub: 978-3-95623-078-3

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Lizenzausgabe mit freundlicher Genehmigung durch: Verlag Frank-Michael Rommert, Gummersbach. Alle Rechte vorbehalten. Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung des Verlages.

Inhalt

Ihr Weg zum für immer aufgeräumten Computer

Vorwort von Werner Tiki Küstenmacher

So holen Sie aus diesem Buch am meisten heraus

Gedanken zum Einstieg

Finden Sie heraus, wo Sie stehen

Selbsttest

Auswertung

Schritt 1:
Meistern Sie die E-Mail-Flut entspannt

1.1Reduzieren Sie die Zahl Ihrer Posteingänge

1.2Optimieren Sie die Einstellungen Ihres E-Mail-Programms

1.3Räumen Sie Ihren Posteingang frei

1.4Missbrauchen Sie Ihren Posteingang nicht als To-do-Liste

1.5Geben Sie Ihren E-Mails eine Heimat

1.6Verarbeiten Sie Ihre E-Mails, statt sie nur zu sichten

1.7Beschleunigen Sie das Beantworten Ihrer E-Mails

1.8Zusatztipps für den effizienten Umgang mit E-Mails

1.9Erleichtern Sie sich gegenseitig die Arbeit mit E-Mails durch Spielregeln

1.10Nutzen Sie eine Posteingangsschale

1.11So gelingt die Umsetzung

Schritt 2:
Meistern Sie die Zettelwirtschaft souverän

2.1Geben Sie auf Dokumenten den Speicherpfad an

2.2Verwenden Sie das digitale Adressbuch auch für sonstige Informationen

2.3Nutzen Sie für Passwörter Techniken

2.4Organisieren Sie Informationen, die auch für andere wichtig sind

2.5Nutzen Sie ein Sichtbuch

2.6So gelingt die Umsetzung

Schritt 3:
Meistern Sie das Datenchaos gekonnt

3.1Erarbeiten Sie eine sinnvolle EDV-Ablagestruktur

3.2Führen Sie die neue Struktur ein

3.3Arbeiten Sie mit Projektnummern

3.4Benennen Sie Dateien und Ordner sinnvoll und nach einem einheitlichen Schema

3.5Reduzieren Sie Doppelablagen

3.6Vermeiden Sie Mehrfachspeicherungen

3.7Nutzen Sie für Vorversionen Archivordner

3.8Führen Sie Ablage-Spielregeln ein

3.9So gelingt die Umsetzung

Schritt 4:
Meistern Sie das Miteinander im Team gelassen

4.1Erleichtern Sie das Finden von Terminen

4.2Verbessern Sie die Effizienz der Besprechungen

4.3Vereinfachen Sie das Schreiben von Protokollen

4.4Klären Sie Zuständigkeiten und definieren Sie Vertretungsspielregeln

4.5So gelingt die Umsetzung

Schritt 5:
Meistern Sie die Infoflut intelligent

5.1Nutzen Sie Filter bzw. Regeln für Ihren E-Mail-Posteingang

5.2Nutzen Sie einen „Lesen“-Ordner

5.3Sammeln Sie Dokumente, die Sie später lesen wollen, an einem bestimmten Platz

5.4Öffnen Sie mehrere wichtige Websites mit nur einem Klick

5.5Profitieren Sie von der Suchfunktion

5.6Nutzen Sie komfortable Notiz-Werkzeuge

5.7So gelingt die Umsetzung

Schritt 6:
Meistern Sie Kabelsalat & Co. dauerhaft

6.1Gestalten Sie Ihren Desktop sinnvoll

6.2Stellen Sie den Papiernachschub sicher

6.3Befreien Sie Ihre IT-Spezialisten von unnötigen Unterbrechungen

6.4Drucken und kopieren Sie kostengünstig

6.5Beschriften Sie die Kabel

6.6Kennzeichnen Sie Akkus

6.7Vereinfachen Sie die Bedienung von Geräten mit One-Minute-Lessons

6.8Vereinfachen Sie die Arbeit mit Digitalkameras & Co.

6.9So gelingt die Umsetzung

Schritt 7:
Meistern Sie Termine und Aufgaben selbstbestimmt

7.1Organisieren Sie Termine und Aufgaben

7.2Profitieren Sie von der Wochenplanung

7.3Schaffen Sie Klarheit mit der Tagesplanung

7.4Nutzen Sie die Aufgabenliste auch als Inhaltsverzeichnis

7.5Organisieren Sie Aufgaben mit Ordnern

7.6So gelingt die Umsetzung

Tipps zum Weiterlesen

Danke!

Vorwort

Ihr Weg zum für immer aufgeräumten Computer

Eine Methode, die funktioniert

Im Jahr 2007 erschien das erste Buch von Jürgen Kurz „Für immer aufgeräumt“. Ich habe schon damals das Vorwort geschrieben, weil ich überzeugt war und bin, dass seine Methode funktioniert.

Mehr Aufgaben, mehr E-Mails

Damals ging es um den klassischen Arbeitsplatz, also die ganze Hardware mit Stapeln, Zetteln, Geräten und Krimskrams. In diesem Buch geht es um den konsequenten nächsten Schritt, denn der aktuell wohl höchste Nervfaktor hat nicht mehr mit anfassbarem Papier zu tun, sondern mit virtuellen Informationen: die E-Mail-Flut, die wachsende Zahl der Aufgaben, die Zunahme an Wissen.

Vom Traum zur Plage

Ich erinnere mich noch gut an den großen Traum vom Computer als Allzweckwerkzeug, das Schwierigkeiten mit einem Mausklick erledigt, ungeliebte Aufgaben automatisch übernimmt und wir den Routinekram intelligenten Robotern überlassen dürfen.

Wir brauchen gute Methoden

Aber an die Stelle der Begeisterung über sensationelle technische Fortschritte ist eine erschreckende Ernüchterung getreten. Brauchen wir vielleicht noch leistungsstärkere Computer? Noch mehr Speicherplatz? Noch weiter spezialisierte und individualisierte Programme? Noch kleinere und allgegenwärtige Geräte? Nein! Wir brauchen Ansätze und Methoden, die uns zeigen, wie wir diese Überflutung meistern können. Wir brauchen jemanden, der uns ermutigt und ermuntert, die Möglichkeit sinnvoll zu nutzen.

Schritt für Schritt

Genau hier setzt Jürgen Kurz an. Er erklärt Schritt für Schritt, wie sich die tägliche E-Mail-Flut meistern lässt, wie Sie das Datenchaos beherrschen können und der Informationsflut gelassen gegenübertreten.

Erfolgreicher und gelassener

Er zeigt Ihnen, wie Sie Papier und Computer clever kombinieren können, um wirklich entspannt zu arbeiten. Jürgen Kurz ist Deutschlands Effizienzprofi. Er hat hunderten Unternehmen geholfen, ihre Effizienz zu steigern. Unzählige Menschen hat er damit erfolgreicher und gelassener gemacht. Er ist Praktiker durch und durch: Auch die hier vorgestellten Ideen sind bereits in zahlreichen Firmen erfolgreich zum Einsatz gekommen. Hier lesen Sie nichts, was nur am Reißbrett erdacht wurde. Der Erfolg seiner begeisterten Kunden beweist, dass seine Tipps funktionieren.

Mehr Lebensqualität

Der Experte für Effizienz im Büro leistet damit wieder einen wichtigen Beitrag für mehr Lebensqualität am Arbeitsplatz. Er beweist: Für immer aufgeräumt ist möglich – auch digital.

Fangen Sie sofort an

Mein Rat an Sie: Fangen Sie sofort an und setzen Sie die Tipps schon beim Lesen um. So verändern Sie noch heute Ihr Leben – für immer.

Werner Tiki Küstenmacher

Einstieg

So holen Sie aus diesem Buch am meisten heraus

Eine Lawine seit 2007

Als der GABAL Verlag im Jahre 2007 mein Buch „Für immer aufgeräumt“ veröffentlichte, konnte keiner von uns ahnen, was für eine Lawine wir damit auslösen würden:

Das Buch wurde und wird von den Lesern geliebt: Es erschien bis heute in 7 Auflagen.

„Für immer aufgeräumt“ kam auf die Wirtschaftsbücher-Bestsellerliste der Financial Times Deutschland – und blieb dort für 22 Wochen (dann wurde die Liste leider eingestellt).

Die führende deutsche Wirtschaftsbuchhandlung im Internet, managementbuch.de, kürte „Für immer aufgeräumt“ zum Testsieger in der Kategorie „Arbeitstechniken“.

Erstaunliche Ergebnisse

Für mich am wichtigsten: Tausende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Unternehmen aller Branchen und Größenordnungen durfte ich gemeinsam mit meinem Team im In- und Ausland dabei unterstützen, die Ideen des Buches in die Praxis umzusetzen – mit dauerhaften Erleichterungen für die Teilnehmer.

Wunsch, das Tagwerk gelassen zu meistern

Inzwischen hat sich die Welt weiterentwickelt: Smartphones sind heute ebenso alltäglich wie Tablets und cloudbasierte Apps. Eines blieb angesichts von E-Mail-Flut und Datenchaos aber gleich: der Wunsch, sein Tagwerk gelassen zu meistern.

So holen Sie aus diesem Buch am meisten heraus

Heraussuchen, was passt

Im vorliegenden Buch finden Sie leicht umsetzbare Ideen für den eigenen Arbeitsplatz und für die flüssige Zusammenarbeit mit anderen. Suchen Sie sich – wie bei einer Speisekarte im Restaurant – das heraus, was für Sie am besten passt.

Schritt für Schritt besser werden

Jeder einzelne Tipp kann Ihnen Nutzen stiften, sodass Sie Schritt für Schritt kleine und nachhaltig wirksame Veränderungen genießen können. Das ist der Ansatz von Kaizen: Durch kleine Verbesserungen immer wieder ein bisschen besser zu werden. Wenn Sie mehr zu meinem Verständnis von Büro-Kaizen^® erfahren wollen oder Einblicke in meine Beratungspraxis gewinnen möchten, finden Sie unter www.fuer-immer-aufgeraeumt.de weiterführende Informationen.

Nicht warten, sondern starten

Wichtig ist, dass Sie nicht warten, bis die Umstände perfekt sind. Eine umgesetzte 80-Prozent-Lösung ist besser als eine 100-Prozent-Lösung, die noch auf ihre Realisierung wartet.

Erst Kaizen-Prinzipien, dann Apps

Sie werden feststellen, dass ich mit Tipps für konkrete Apps eher zurückhaltend bin. Grund: Sie ändern sich schnell. Was bleibt, sind die Prinzipien. Deshalb ist mir das Klären von Prinzipien so wichtig. Erst wenn sie klar sind, kann die EDV als Arbeitsmittel sinnvoll eingesetzt werden. Tools können zudem ganz schön ablenken und die Komplexität erhöhen. Ich lade Sie daher dazu ein, sich mindestens genauso gern mit den Kaizen-Prinzipien zu beschäftigen. An den entsprechenden Stellen finden Sie jeweils Anregungen. Vieles lässt sich schon mit „Bordmitteln“ lösen. Konkrete Tipps zu Apps finden Sie dann auf meiner Website. Ich habe diese Hinweise durch die nebenstehende Illustration markiert.

Meine Bitte ist: Experimentieren Sie. Finden Sie Ihren eigenen Weg. Gut ist, was Ihnen gut tut.

Im Alltag erprobt

Wie schon „Für immer aufgeräumt“ enthält „Für immer aufgeräumt – auch digital“ nur Tipps, die wir und unsere Kunden im Alltag erprobt haben. Diese Tipps stiften Nutzen, so wie es alle, die uns bereits kennen, von unseren Seminaren, Vorträgen und vor allem von unseren Umsetzungsberatungen gewohnt sind.

Folgen Sie den Ideen dieses Buches, ergeben sich diese Effekte:

Alles, was Sie empfangen (E-Mails, Dateien), hat seinen Platz und steht Ihnen mit einem Griff bzw. wenigen Klicks zur Verfügung – Sie werden somit stets den Überblick behalten.

Der Computer ist kein Stressfaktor mehr, sondern hilft Ihnen dabei, Ihre Ziele zu erreichen.

Mit Freude darüber, dass Sie die alltäglichen Herausforderungen schon ab heute souveräner bewältigen können, sendet aufgeräumte Grüße

Ihr Jürgen Kurz (j.kurz@fuerimmeraufgeraeumt.de)

Selbsttest

Finden Sie heraus, wo Sie stehen

Bevor Sie dieses Buch lesen, können Sie den folgenden Selbsttest machen. Er verschafft Ihnen einen ersten Überblick darüber, wie gut Sie Ihre digitale Arbeit bisher organisiert haben und wo Sie vielleicht noch Nachholbedarf haben.

Bitte beantoweten Sie die Fragen mit „Ja“ oder „Nein“

Eigener digitaler Arbeitsplatz

Umgang mit E-Mails